Dokumentendigitalisierung
Verwandeln Sie Ihre Papierarchive in durchsuchbare digitale Dokumente. Wir übernehmen den gesamten Prozess von der Abholung bis zur finalen Qualitätskontrolle.
Was ist enthalten:
- Professionelles Scannen mit 600 dpi Auflösung
- OCR-Texterkennung in mehreren Sprachen
- Automatische Indexierung nach Dokumententyp
- Metadaten-Erfassung und Kategorisierung
- Qualitätskontrolle durch geschulte Mitarbeiter
- Sichere Vernichtung oder Rückgabe der Originaldokumente
Workflow-Automatisierung
Eliminieren Sie manuelle, wiederkehrende Aufgaben durch intelligente Automatisierung. Freigabeprozesse, Rechnungsverarbeitung und Dokumentenrouting laufen automatisch ab.
Was ist enthalten:
- Analyse bestehender Geschäftsprozesse
- Individuelle Workflow-Konfiguration
- Automatische Dokumentenverteilung basierend auf Regeln
- Integration mit E-Mail und bestehenden Systemen
- Benachrichtigungen und Eskalationsstufen
- Reporting und Prozess-Monitoring
Digitales Archiv
Ein revisionssicheres Archiv, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Vollständige Versionskontrolle und lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Zugriffe.
Was ist enthalten:
- GoBD-konforme Archivierung
- Automatische Backup-Strategie
- Versionsverwaltung mit vollständiger Historie
- Zugriffsprotokollierung für Audit-Zwecke
- Langzeitarchivierung in sicheren Rechenzentren
- Schnelle Wiederherstellung bei Bedarf
Compliance-Management
Bleiben Sie automatisch konform mit allen relevanten Vorschriften. Wir stellen sicher, dass Ihre Dokumentenprozesse DSGVO, GoBD und branchenspezifische Anforderungen erfüllen.
Was ist enthalten:
- DSGVO-Konformitätsprüfung Ihrer Dokumentenprozesse
- Implementierung von Löschfristen und Aufbewahrungspflichten
- Rechtesystem mit rollenbasiertem Zugriff
- Automatische Compliance-Berichte
- Schulung Ihrer Mitarbeiter zu relevanten Vorschriften
- Regelmäßige Updates bei Gesetzesänderungen
Dokumenten-Management-System
Eine vollständige DMS-Lösung, perfekt abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse. Von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung – alles in einem System.
Was ist enthalten:
- Individuelle Anpassung an Ihre Unternehmensstruktur
- Volltextsuche über alle Dokumente
- Flexibles Metadaten-Schema
- Integration mit Microsoft Office, E-Mail und ERP-Systemen
- Mobile Apps für iOS und Android
- Schulung und technischer Support